14.07.2022

Kako do konsolidacije, optimizacije i racionalizacije štampanja u kompanijama?

Iako živimo u digitalnom svijetu i moglo bi se reći da imamo sve manje potrebe za štampanjem dokumenata, međutim to još uvijek nije baš tako. I dalje je veoma prisutna potreba za štampanjem brojnih dokumenata u sklopu poslovanja, a što sa sobom nosi i ne tako male troškove. Ima li nade za optimizaciju tog troška poslovanja, možda se već i pitate? Ne brinite- ima, i u ovom tekstu vam je donosimo – saznajte sve o tzv.“MPDS” sistemu (Managed Print and Document Sevices), odnosno sistemu za konsolidaciju, optimizaciju i racionalizaciju štampe, skeniranja i kopiranja.

Šta je MPDS – sistem za konsolidaciju, optimizaciju i racionalizaciju štampanja?

MPDS sistem predstavlja softversko rješenje za upravljanje svim aspektima vaših poslovnih uređaja za štampu, uključujući printere, skenere, faksove i fotokopir aparate. Ova usluga je prilično rasprostranjena u svijetu ali i kod nas, te je brojne kompanije koriste za upravljanje navedenim procesima. Zaboravite na brigu oko mijenjanja tonera, printera koji ne rade jer im je otišao neki dio i popravki! MPDS je sjajan sistem, koji za vas vrši kompletnu uslugu upravljanja štampanjem i ostalim pratećim procesima od početka do krajnjih outputa, te omogućava da kompanijsko štampanje bude lako i pod kontrolom.

Kako i zašto krenuti sa primjenom MPDS?

Za početak, postavite si par pitanja i analizirajte vlastitu situaciju. Jeste li zadovoljni sa štampanjem dokumenata na poslu? U većini slučajeva i ako se koristi oprema koju ste samostalno nabavili, situacija i nije baš najbolja. Razlozi: stara oprema, njih desetoro priključenih na jedan printer, toneri malo pa malo se potroše ili su slabiji, spora ili komplikovana nabavka ketridža (da ne ulazimo u problematiku potrebne nabavke preko tendera i beskrajnog čekanja na iste usljed toga, koja je obavezna kod mnogih), kritičan printer kojem se svaki čas zaglavi papir i blokira se proces štampe, loš ili blijed otisak, da dalje ne nabrajamo i ne ulazimo i u ekološke probleme usljed prekomjernog ili bespotrebnog printanja bez kontrole.

Svi smo ovo doživjeli, mnogi i dalje doživljavaju i imate mnogo opravdanih razloga za nezadovoljstvo. Da ne spominjemo možda najvažniju stavku- brojke pokazuju da čak oko 3% ukupnih troškova kompanije na nivou godine čine troškovi štampanja, naročito ako se ne može pratiti i kontrolisati na pojedinačnom nivou. Upravo je MPDS – sistem za konsolidaciju, optimizaciju i racionalizaciju štampanja je rješenja za ovo, a koji vodi do racionalizacija i optimizacija štampe. To je sistem koji je poznat i kao „print outsourcing“ ili organizacija eksternog pružaoca usluga štampe, a to su obično IT kompanije kao Planet soft, koje nude ovakve usluge u saradnji sa vodećim proizvođačima printera i sličnih proizvoda i usluga.

Da biste dobro sagledali potrebu za eventualni prelazak na MPDS sistem, preduslov je da sprovedete analizu situacije u vašoj kompaniji. Za početak, potrebna je dobro da izanalizirate koje su potrebe za štampanjem i koliko vam iznose ti troškovi, gde bi se nalazila centralna radna jedinica tj. printer ili multifunkcionalan uređaj koji može da obavlja uloge kopir aparata, skenera i faks; koliko korisnika bi koristilo takav umreženi sistem, itd? Nakon toga, imate s čim da raspolažete kao referentnu vrijednost za razmatranje uvođenja MPDS sistema. Poslije prikupljanja ovih podataka, pravi se analiza na osnovu koje se vrši izmjena vaše postojeće flote uređaja, a koja, s jedne strane, treba da zadovolji vaše potrebe, a sa druge strane ne dovede to povećanja troškova već upravo obrnuto, do smanjenja. Pružalac usluge vam na osnovu toga treba da da prijedlog koja konkretno flota uređaja je potrebna i kako će biti raspoređena na najisplativiji način, a da pri tom ne ugrozi vaše procese i poslovanje.

Koje su prednosti primjene MPDS sistema?

Prevashodni i najvažnjiji cilj je da se smanji broj uređaja i, na taj način, optimizuje proces štampanja i troškovi.

Evo i razloga zašto biste koristili MPDS sistem:

• Održavanje – MPDS sistem brine o printerima i zaustavlja eventualne probleme sa njima prije nego se i dese
• Smanjenjenje troškova – ovi operativni troškovi mogu biti smanjenji i oko 30+%
• Upravljanje nabavkom – nikada više ne morate da muku mučite sa zastojima, kompanije koje koriste MPDS sistem nikada više ne ostaju bez repromaterijala za štampanje
• Lakše praćenje troškova štampanja, uz mogućnost i na pojedinačnom nivou
• Smanjenje vremena koje IT služba provodi radeći na problemima printanja

Pored uštede, sa sigurnosnog aspekta MPDS sistem omogućava i sljedeće:

• Sigurnu štampu (korisnik vidi samo svoje poslove koje je poslao na štampu)
• Identifikaciju korisnika putem određenih vrsta kartica ili tokena
• Sinhronizaciju sa Active Directory (samo odobreni korisnički nalozi AD-a mogu štampati)
• Zaštitu od neželjenih pogleda prilikom štampe
• Utvrđivanje neregularnosti štampe kroz izvještavanje
• Zabranu i restrikciju na određenim nivoima ispisa (korisničke grupe, uloge, broj stranica po danu ili ukupno, suzbijanje nepotrebnog štampanja…)

Uvođenjem adekvatnog MPDS sistema moguće je kontrolisati i do 85% ukupne količine štampe. MPDS sistem nije nepoznat na našim prostorima i mnoge su kompanije prepoznale njegove prednosti, a naročito one koje i dalje imaju potrebe za štampanjem u znantnom omjeru. Naš MPDS sistem upotrebljavaju neke od najvećih domaćih kompanija, kao što su mtel, Nova banka i Wiener osiguranje VIG. Ukoliko želite više informacija ili besplatni savjet, slobodno nam se javite na: office@planetsoft.ba